Rekisteriseloste

Asiakastietorekisteri

Päivitetty: 1.7.2020

Rekisterinpitäjä: Kiinteistö Oy Ähtärin Vuokratalot & Kiinteistö Oy Ouluvesi

Osoite: Ostolantie 17, 63700 Ähtäri

Puh: 0400 861 509

Sähköposti: asuntotoimisto@ahtari.fi

Vastuuhenkilö: Markus Sulkava, toimitusjohtaja

Rekisterit: Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmä (UNES-isännöinti)

Rekisterin pitämisen peruste

Asiakas- ja asukassuhde; asuntojen vuokraustoiminta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Vuokrasopimusten hallinta, vuokrareskontran ja –perinnän ylläpito, kiinteistöjen kunnossapito, asuntojen vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteet, ja tiedottaminen ja markkinointi.

Rekisterin tietosisältö

Vuokralaisen ja kanssavuokralaisten nimi, henkilötunnus/Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasnumero, asiakkuuden alku- ja loppupäivämäärä, edunvalvontatieto, työssä käynti, työsuhteen kesto ja laatu, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokranmaksutiedot, vuokravakuustiedot.

Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden nimet ja henkilötunnukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Vuokra-asuntohakemuslomake liitteineen sekä vuokrasopimus. Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös väestörekisteristä. Luottotietoja kerätään ja päivitetään Intrum Luottotiepalvelun kautta Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä luottotietolain 19 §:n mukaisiin käyttötarkoituksiin

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta Kiinteistö Oy Ähtärin Vuokratalojen ja Kiinteistö Oy Ouluveden ulkopuolelle, pois lukien yhtiöiden puolesta jotain vuokrausliiketoiminnan tai perinnän osaa suorittavat sopimuskumppanit, ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin tai asiakkaan omasta pyynnöstä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto, säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Kiinteistötietojärjestelmään (ATK) tallennetut tiedot/ rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on suora pääsy vain yhtiöiden palveluksessa olevilla henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän lupaa. Pääkäyttäjä määrittää käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu lukituissa ja valvotuissa tiloissa ja pääteyhteydet tapahtuvat Ähtärin kaupungin ohjeistusten mukaisesti.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteristä itseään koskevat tiedot. Hän voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Tiedon korjaamisoikeus

Asiakas voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta. Hakemuksessa havaitun virheellisen tiedon voi rekisterinpitäjä korjata, saatuaan oikean tiedon hakijalta tai muulta taholta.

Rekisteröidyn informointi

Tämä Rekisteriseloste jaetaan Asuntohakemuslomakkeen liitteenä. Rekisteriseloste on myös nähtävänä yhtiöiden toimipisteessä ja internetsivulla